Unified Communications: Einer für alle, alle für einen

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09 November 2016

Wahre Effizienz ergibt sich erst dann, wenn Produktion und Kommunikation sich optimal ergänzen. Aber was bedeutet Produktivität eigentlich?

E-Mail, Telefon, Intranet, Microblogs, Chatfunktionen, Social Networks – die Zahl der Kommunikationskanäle im Büroalltag nimmt rasant zu. Das Paradoxe daran: Die gesteigerte Informationsdichte führt nicht zwingend zu einer erhöhten Erreichbarkeit oder effizienterer Zusammenarbeit im Unternehmen. Moderne Unified-Communications-Plattformen helfen nicht nur dabei, alle relevanten Kanäle schlank zusammenzuführen, sie unterstützen auch dabei, wichtige von unwichtigen Informationen zu unterscheiden und erhöhen dadurch die Produktivität.
Wer erinnert sich noch an die Tage vor dem Internet? Wer damals Informationen benötigte, musste sie ohne Google suchen. Die Bibliothek war Wissensvermittler Nummer eins. Wer jedoch mit jemanden sprechen wollte, musste zum Telefonhörer greifen oder denjenigen zu einer günstigen Zeit persönlich aufsuchen. Natürlich ist das Vergangenheit. Wir können nun kinderleicht nach Artikeln suchen, Bücher erwerben oder Beiträge in Communities zu fast jedem Thema lesen. Das Internet hat die Art verändert, wie wir Informationen beziehen und verbreiten – es ist leichter und bequemer geworden. Es hat zudem die Art und Frequenz und sogar die Anlässe von Kommunikation verändert.
Dieser Kontext lässt sich auf ein allgemeines und wichtiges Thema für jedes Unternehmen übertragen: die Produktivität. Mein Appell lautet, wahre Effizienz ergibt sich erst dann, wenn Produktion und Kommunikation sich optimal ergänzen: intern mit Kollegen, Subunternehmern, freien Mitarbeitern und anderen Kontakten, extern mit Kunden, Zulieferern, Mitbewerbern, Regierungsbehörden, wohltätigen Institutionen und so weiter. Aber was bedeutet Produktivität eigentlich? Businessdictionary.com schlägt für ,Produktivität‘ folgende Definition vor:
Ein Maßstab der Effizienz, mit der Personen, Maschinen, Fabriken, Systeme und andere Akteure Inputs in nützliche Outputs transformieren.
Bei dem hier angesprochenen Transfer von Inputs in Outputs spielt im heutigen Geschäftsalltag die kontextuelle Kommunikation zwischen den am Prozess beteiligten Personen aus meiner Sicht mehr denn je eine zentrale Rolle. Sie entscheidet maßgeblich über die Effizienz dieses Transfers.
Kommunikation bündeln und mit Informationen anreichern
Zum Glück stehen heute mehr Wege der Kommunikation zur Verfügung als je zuvor – es geht längst nicht mehr nur um E-Mails und Telefonate. Allerdings wirkt sich dies alleine noch nicht positiv aus, denn je mehr technische Mittel uns offenstehen, desto geringer fällt die Erreichbarkeit in unserer zunehmend komplexen Arbeitswelt und ihrer heterogenen Kommunikationsumgebung aus. Wäre es nicht viel effizienter, all unsere Kommunikationsmittel zu integrieren? Wäre es darüber hinaus nicht sogar fantastisch, kontextbezogene Kommunikation zusätzlich mit Mehrwerten wie weiterführenden, zweckmäßigen Informationen anzureichern? Für mich geht es bei ebendieser kontextuellen Kommunikation darum, den Geschäftsprozess mit effektiven Collaboration-Tools zu verknüpfen, um effizientere und damit auch produktivere Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Die kommunikativen Tücken des Büroalltags kennt fast jeder. Wer hat nicht schon einmal mit einem klingelnden Telefonhörer gerungen, während man die Notizen zum letzten Meeting mit der anrufenden Person gesucht hat? Und wäre es nicht äußerst praktisch, wechselte der Anruf automatisch zum Smartphone, wenn der eigene Laptop von einer stationären LAN-Verbindung zu WiFi übergeht? Wie wäre es, sofort die letzten drei Tweets oder LinkedIn-Posts des Anrufers angezeigt zu bekommen, um schon vorab etwas über ihn oder sie zu erfahren?
Es gibt fast unbegrenzte Möglichkeiten, um Kommunikation effizienter zu gestalten, indem man sie mit Informationen anreichert. Beim Konzept der Unified Communications (UC) geht es darum, alle relevanten Informationen unmittelbar bereitzustellen – wann und wo auch immer sie notwendig sind. Dabei ist die Wahl des Endgerätes egal. Einfach gesagt, alle Systeme müssen zusammenspielen und wissen, wie sie am besten im Kontext von Arbeit, Freizeit oder Reisen reagieren müssen, um zwar wesentliche Informationen zu übermitteln, aber unter Anbetracht der großen Datenmengen des modernen Lebens Unwichtiges herauszufiltern.
Unified Communications: Viele Vorzüge, aber (noch) kein Standard
Doch ist UC bis dato noch nicht zum Standard innerhalb der Unternehmenskommunikation geworden, obwohl die technischen Voraussetzungen längst gegeben sind. Ein Hauptgrund dafür: Die Umsetzung von UC-Strategien ist eine anspruchsvolle Aufgabe, denn sie muss auf diversen Ebenen angelegt und durchdacht sein.
Zunächst sei hier die Medienintegration genannt, die nicht nur die Bündelung gängiger Kommunikationsmittel, sondern darüber hinaus auch die automatisierte und zweckmäßige Verwendung aller verfügbaren Medienkanäle meint. Das System soll dem Benutzer automatisch das in der jeweiligen Situation beste Medium anbieten. Ferner sind Präsenzinformationen Teil einer effizienten UC. Sie schließen sowohl den einzelnen Mitarbeiter als auch ganze Teams ein und lassen sich im Idealfall sogar an Elemente wie versendete Mails anhängen.
Ein entscheidendes Kriterium ist auch die Kontextintegration: Es müssen Informationen, Anwendungen, Werkzeuge und Dokumente direkt in die Kommunikation eingebunden werden oder – umgekehrt – aus einer Anwendung oder einem Dokument heraus muss der Anwender jederzeit kontextuelle Kommunikation initiieren können. Zuletzt umfasst UC auch eine Reihe weiterer Collaboration-Features wie beispielsweise die gemeinsame ad-hoc-Bearbeitung von Dokumenten durch eine Gruppe von Mitarbeitern.
Die Probleme, die sich bei Betrachtung dieser einzelnen Bereiche für die Entscheidungsträger eines Unternehmens ergeben, liegen auf der Hand: Die Umsetzung eines wohldurchdachten, effizienten und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittenen UC-Konzepts ist komplex. Um diese Aufgabe zu meistern, ist die Hilfe eines erfahrenen Anbieters unerlässlich. Erst ein Experte mit entsprechender Projekterfahrung kann UC im Unternehmen derart realisieren, dass das Konzept alle Kommunikationswege sinnvoll und effizient miteinander verbindet und damit zur gewünschten, wettbewerbsrelevanten Produktivitätssteigerung beiträgt. Zudem sollten sich Unternehmen vor der Implementierungsphase darüber klar werden, an welchen Stellen im Prozessablauf die Kommunikation aktuell umständlich und ineffizient ist und welche strategischen Verbesserungspotenziale es gibt. Entscheidend ist außerdem der Einführungsprozess einer UC-Lösung. Er muss durch professionelle Trainings begleitet werden, um die Mitarbeiter bei diesem Projekt mitzunehmen, denn: Mit ihrer Akzeptanz stehen und fallen UC-Initiativen.
Der erhöhte Aufwand lohnt sich: UC wird aus meiner Sicht eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung unserer alltäglichen Geschäftskommunikation einnehmen. Wenn wir bei technologischen Innovationen auch die menschliche Komponente und nicht nur die Technik im Blick haben, geben wir Qualität gegenüber Quantität den Vorzug. Das ist letztlich die Voraussetzung für eine produktivere Art der Kommunikation.

Blog von Michiel Wolters, Product Manager UC

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