Blog van Stijn Nijhuis: UC- en samenwerkings- oplossingen voor het MKB

Meer weten?
  • Home
  • Nieuws
  • Blog van Stijn Nijhuis: UC- en samenwerkings- oplossingen voor het MKB
Terug naar overzicht
16 april 2020

‘Waarom MKB’ers kiezen voor een UC- en samenwerkingsoplossing die ook op de lange termijn voldoet aan de zakelijke norm’

Stijn Nijhuis, CEO van Enreach – moederbedrijf van Voiceworks

We moeten bedrijven over de hele wereld loven met de ongelooflijk korte tijd waarin ze werken op afstand hebben gerealiseerd. UC- en samenwerkingsoplossingen maken het werken op afstand makkelijker en helpen organisaties de nieuwe situatie snel te adopteren. Het ziet er echter naar uit dat de lockdown de komende maanden in de meeste landen in meer of mindere mate gehandhaafd blijft. Bovendien realiseren verschillende soorten organisaties zich dat remote working niet alleen mogelijkheden biedt om veel mensen op afstand te laten werken, het kan ook de vraag naar kantoorruimtes verlagen en de weg vrijmaken naar flexibelere werkmethoden. Het karakter van de ‘vaste werkplek’ zou hiermee blijvend kunnen veranderen.

Dit betekent dat bedrijven, na uitvoering van een eerste ‘quick fix’, nu moeten bezien of hun voorzieningen wel geschikt zijn voor de komende maanden en jaren.  De introductie van nuttige apps voor de consument heeft mogelijk een urgent probleem weggenomen, maar biedt niet de volledige integratie met zakelijke apps die vereist zijn om een efficiënte replicatie van werkprocessen, communicatie en samenwerking te garanderen. Bovendien willen bedrijven oplossingen inzetten die de noodzakelijke niveaus van beveiliging en privacy bieden. Dit is belangrijker dan ooit, aangezien veel medewerkers nu vanuit huis werken.

Organisaties hebben Unified Communications (UC) en samenwerkingstoepassingen nodig die aan de zakelijke maatstaven voldoen. Er ligt voor het resellerkanaal in Europa een geweldige kans om klanten te ondersteunen bij het vinden van de beste oplossing in de mogelijke scenario’s en systemen. We noemen hieronder enkele voorbeelden waarmee je rekening moet houden in de zoektocht naar een goede, veilige en flexibele UC- en samenwerkingsoplossing.

Gegevensopslag en privacy – De verwerking van persoonsgegevens van EU-burgers en -inwoners moet altijd voldoen aan de AVG. Voor bedrijven binnen de EU is naleving van de AVG steeds vanzelfsprekender geworden, en iets dat van een organisatie gewoon mag worden verwacht. Daar komt bij dat lokale gegevensbeschermingsautoriteiten in alle EU-landen hun bevoegdheden gebruiken om de AVG van bedrijven af te dwingen, en in geval van schendingen enorme boetes uitdelen. Anno 2020 kan een bedrijf in de EU deze regelgeving dan ook niet gewoonweg negeren.

Wanneer verwerking plaatsvindt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), kan niet altijd AVG-conformiteit worden verwacht. Integendeel: in de media wordt regelmatig melding gemaakt van techbedrijven buiten de EU die in gebreke blijven met betrekking tot de bescherming van gegevens, rechten en vrijheden van gebruikers.

Ook heeft de AVG enkele zeer specifieke regels die gegevensverwerking buiten de EER verbieden, tenzij aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Dit is de reden waarom veel bedrijven kiezen voor UC- en samenwerkingsoplossingen waarbij alleen gegevens binnen de EER worden opgeslagen, zodat ze er geruster op kunnen zijn dat hun gegevens in goede handen zijn. Dit laat onverlet dat het zelfs bij Europese leveranciers van UC- en samenwerkingsoplossingen raadzaam is om voor de zekerheid naar hun AVG-nalevingsbeleid te informeren. Let vooral op zaken als data encryption, wat door de AVG sterk wordt aanbevolen als een van de maatregelen die kan worden gebruikt om het risico op het hacken van systemen en het verkopen van gegevens aan derden te verkleinen.

Een oplossing op maat – een UC- en samenwerkingsoplossing mag niet een nieuwe manier van werken aan mensen opleggen, zeker niet nu de continuïteit van de werkplek in een virtuele omgeving zo belangrijk is voor productiviteit en moreel.  Open applicatieprogramma-interfaces (API’s) moeten bedrijven in staat stellen om verschillende oplossingen zoals videoconferenties en andere software te integreren, omdat de behoeften kunnen variëren afhankelijk van type en grootte van een organisatie.  Andere factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn onder meer gebruiksgemak, zoals oplossingen waarbij deelnemers geen software hoeven te downloaden om deel te nemen aan een bijeenkomst, en keuze uit verschillende implementatiemodellen (lokale, openbare en privécloud).

Integratie – voor een gestroomlijnde ervaring moeten gebruikers ook gemakkelijk verbinding kunnen maken met hun bestaande zakelijke apps. Hiermee wordt het risico op ‘siloed’ apps (niet met elkaar geïntegreerde apps)  verkleind, wat ten goede komt van de productiviteit. Siloed apps ontstaan vaak wanneer bedrijven snelle beslissingen hebben genomen op basis van consumentensoftware. Ga op zoek naar UC- en samenwerkingssoftware waarin agenda’s, contactlijsten en ‘presence’ naadloos kunnen worden geïntegreerd. Medewerkers kunnen dan zien wanneer collega’s beschikbaar zijn, zodat ze direct een audio- of videogesprek kunnen starten of een terugbelverzoek kunnen achterlaten. Sommige organisaties hebben ook belang bij integratie met meer specifieke oplossingen, zoals contactcenter- en CRM-pakketten.

Verlies FMC (Fixed-Mobile Convergence) niet uit het oog – wanneer mensen vanuit huis werken, neem je al gauw aan dat ze minder afhankelijk zijn van mobiliteit, maar onze eigen gegevens laten zien dat eerder het tegenovergestelde waar is. Kinderen die een belangrijke videoconferentie verstoren? Met een mobiel kun je veel makkelijker snel naar een andere kamer lopen dan met een laptop. Ook ‘Mobile-first’ FMC kan volledig worden geïntegreerd met zakelijke apps.

Lokale kennis – is dit belangrijk in een virtuele wereld, waarin UC- en samenwerkingsoplossingen vanaf iedere plek kunnen worden opgezet? Voor resellers, die hun zakelijke klanten op afstand kunnen ondersteunen, is inzicht in de omstandigheden in een bepaald land – bijvoorbeeld op het gebied van regelgeving – ongetwijfeld belangrijker dan ooit.  Daar komt bij dat het versturen van fysieke appartatuur naar een klant in de huidige tijden een stuk eenvoudiger en sneller kan worden gerealiseerd als het om een klant in hetzelfde continent betreft. We kunnen een aanhoudende groei van MSP’s verwachten, die hun klanten een breed scala aan externe diensten aanbieden.

Flexibiliteit – deze nieuwste ontwikkeling stelt gebruikers in staat zelf te bepalen wat ze kopen en voor hoe lang.  De dagen dat klanten vastzaten aan rigide contracten behoren tot het verleden: de technologische oplossingen van vandaag worden uitsluitend beoordeeld op basis van kwaliteit.  Tevreden klanten betekent loyale klanten, dus het aanbieden van flexibele diensten op abonnementsbasis is de toekomst.

Vrijheid – Bovendien hebben het resellerkanaal en hun klanten nu de gelegenheid om UC en samenwerkingstoeppassingen – die voldoen aan zakelijke normen – gratis uit te proberen. Veel leveranciers bieden hun producten momenteel gratis aan. Coligo MEETINGS is bijvoorbeeld tot september gratis en wordt in Nederland door een landelijk resellerkanaal in de markt aangeboden.

Het zijn snel veranderende en turbulente tijden voor iedereen, maar één ding lijkt zeker: UC en samenwerkingsoplossingen krijgen een grotere rol op de werkvloer. Europa is de thuisbasis van een deel van de beste technologie in de sector, resellerkanalen en eindgebruikerservaring. Laten we het beste uit onszelf halen, ten voordele van ons allemaal.

Ga voor meer informatie naar Enreach.com.

 

Maak het verschil en kom werken bij Voiceworks