Bij KMN Kind & Co komt het kind op de eerste plaats

In Midden-Nederland hebben duizenden ouders de zorg voor hun kinderen toevertrouwd aan Kinderopvang Midden Nederland Kind & Co. Verspreid over circa 130 verschillende locaties zijn meer dan 1000 medewerkers van KMN Kind & Co betrokken bij de opvang van circa 15.000 kinderen. Naast een professionele begeleiding door de pedagogisch medewerkers krijgt een optimale telefonische bereikbaarheid van alle opvanglocaties veel aandacht bij KMN Kind & Co.

“Ouders vertrouwen je hun meest waardevolle bezit toe,” legt Thera Poerink van KMN Kind & Co uit. “Voor hen is het dan ook belangrijk dat wij altijd goed bereikbaar zijn.” Als Hoofd Facilitaire Zaken is Poerink onder meer verantwoordelijk voor de telecom-infrastructuur van KMN Kind & Co. “Puur praktisch gezien moeten ouders altijd in staat zijn om hun kinderen aan- en af te melden. Andersom is het voor ons essentieel dat wij te allen tijde naar buiten kunnen bellen in het geval van een onverhoopte calamiteit. Daarnaast moeten we ouders direct telefonisch op de hoogte kunnen brengen als hun kind bijvoorbeeld ziek wordt tijdens een opvangdag.”

Belang van Voicemail

Een complicerende factor bij het organiseren van de telefonische bereikbaarheid is dat niet alle locaties continu bemand zijn. Dit laatste is terug te voeren op het brede aanbod aan opvangmogelijkheden dat Kind & Co aanbiedt. Naast kinderdagverblijven, peuterspeelzalen en een gastouderbureau biedt KMN Kind & Co ook buitenschoolse opvang (BSO) en tussenschoolse opvang (TSO)aan. “Op een locatie waar we buitenschoolse opvang bieden, is bijvoorbeeld ‘s ochtends niemand aanwezig,” verduidelijkt Poerink. “Ouders moeten echter wel hun kinderen telefonisch kunnen afmelden, bijvoorbeeld in het geval van ziekte. Een slim voicemailsysteem, dat elke vestiging al naar gelang de eigen situatie flexibel kan instellen, is voor onze organisatie dus een belangrijk gegeven.”

Geen eigen centrale telefonieapparatuur

KMN Kind & Co vertrouwt voor de telefonische bereikbaarheid reeds enkele jaren op de dienst Managed Voice. Dankzij deze hosted VoIP-telefonie oplossing van Voiceworks hoeft de kinderopvangorganisatie geen centrale telefonieapparatuur op het eigen hoofdkantoor of in de circa 130 vestigingen te plaatsen. In plaats daarvan maakt KMN Kind & Co gebruik van de modernste voorzieningen op het gebied van telefooncentrales en -faciliteiten, die door Voiceworks zijn gestationeerd op een maximaal beveiligde centrale locatie. “Dit heeft onder meer als voordeel dat KMN Kind & Co niet zelf hoeft te investeren in centrale telefonieapparatuur. Daarnaast hebben ze ook geen omkijken naar het onderhoud,” licht Jacco Westerink van Prewest toe. Als wholesale-partner van Voiceworks biedt Prewest de telecom-diensten van Voiceworks onder eigen label aan. Daarnaast biedt het landelijk actieve bedrijf diensten aan op het gebied van internet, automatisering en beveiliging.

Besparen op belkosten

Thera Poerink is goed te spreken over zowel de dienst Managed Voice als over Prewest. “Managed Voice biedt ons een aantal zaken, die voor ons erg belangrijk zijn. De betrouwbaarheid en zekerheid staan hierbij uiteraard voorop. Daarnaast levert het gebruik van Managed Voice ons een besparing op onze interne belkosten op. Alle medewerkers van KMN Kind & Co bellen namelijk binnen hetzelfde netwerk, ongeacht de locatie. Dit betekent dat al het telefoonverkeer tussen onze vestigingen kosteloos is.” Ook Westerink signaleert dat Managed Voice in de smaak valt bij de groeiende klantenkring van Prewest. “Vooral voor organisaties met meerdere vestigingen is het een uitstekende oplossing. Je ziet het aan KMN Kind & Co. Dat is een club met veel dynamiek. Maar ook in het geval van bijvoorbeeld een verhuizing ben je met Managed Voice snel weer up and running.” Ook de voicemail-functionaliteit van Managed Voice sluit volgens Poerink goed aan bij de behoefte van KMN Kind & Co. “Elke locatie kan de voicemail dusdanig instellen dat een optimale bereikbaarheid voor de ouders gewaarborgd is.”

Formulieren mailen

Naast Managed Voice levert ook het gebruik van de dienst Fax2E-mail KMN Kind & Co veel plezier op. “Met behulp van deze toepassing worden formulieren automatisch gedigitaliseerd,” aldus Poerink. “Het komt er op neer dat je een formulier scant en aan iemand toestuurt. Deze persoon ontvangt dit formulier vervolgens per e-mail in digitale vorm op zijn computer. Wij gebruiken Fax2E-mail veel om elkaar bijvoorbeeld offertes, kluslijsten, GGD-rapporten of bouwtekeningen door te geven. Dit is heel handig, temeer doordat de informatie direct wordt gedigitaliseerd.”

Goede samenwerking

De samenwerking met Prewest verloopt volgens het Hoofd Facilitaire Zaken naar tevredenheid. “Het contact is goed. Eventuele storingen worden snel verholpen en er wordt alert gereageerd op zaken die wij aangeven.” Poerink hecht sowieso waarde aan een goed persoonlijk contact met toeleveranciers en partners. “Samenwerken is en blijft mensenwerk. Persoonlijk contact is hierbij belangrijk. Ik vind het prettig om mensen zo nu en dan in de ogen te kunnen kijken. Voor wat betreft het telecom-gebeuren heb ik bijvoorbeeld eens per half jaar ook een overleg met Voiceworks. Als er al eens iets is, overleggen we daarover. Ik word altijd zeer klantvriendelijk ontvangen en te woord gestaan. Maar daarnaast helpen deze sessies me vooral om bij te blijven met de jongste ontwikkelingen op telecom-gebied.”

Mobiele telefonie

Ook Jacco Westerink van Prewest is blij met de goede samenwerking met Voiceworks. “De oplossingen van Voiceworks zijn kwalitatief zeer goed, gecombineerd met een goede prijs-/kwaliteitverhouding. Het is niet voor niets dat wij net onze handtekening hebben gezet onder een samenwerkingsovereenkomst, waarbij wij ook de diensten van Voiceworks op het gebied van mobiele telefonie gaan afnemen. In vergelijking met de grote providers kunnen wij met Voiceworks snel en goed schakelen. In de wereld van mobiele telefonie is dat een must.”

Links:
KMN Kind & Co
Prewest

Naar Boven