Mind at Work maakt werk van arbeid en bereikbaarheid

Mind at Work maakt er werk van om mensen te helpen met het vinden en behouden van werk. Met UWV, onderwijs, gemeenten en het bedrijfsleven als opdrachtgever biedt Mind at Work een breed pakket aan diensten, van (re-)integratie tot psychologische onderzoek, trainingen en begeleiding. ICT-specialist BGNet (onderdeel van Rosenboom) hielp Mind at Work om zowel de telefonische bereikbaarheid te verbeteren als om een besparing te realiseren op de telefoniekosten.

Drie jaar terug is Mind at Work reeds door BGNet gemigreerd naar een cloud-omgeving. "De datalijnen hiervoor zijn destijds geleverd door Voiceworks," aldus Maarten de Vries van BGNet. "In de loop van dat jaar is voor de vestigingen in Lelystad, Emmeloord en Amsterdam tevens de telefonie omgezet naar VoIP. Hierdoor beschikten drie van onze vier vestigingen al over VoIP," licht Janine Postma van Mind at Work toe. "Dat functioneert prima. Het valt nooit uit." Alleen de hoofdvestiging van Mind at Work in Almere beschikte tot voor kort nog niet over VoIP. "En juist daar bevindt zich onze centrale receptie."

Bereikbaarheid verbeteren

Omdat gebruik werd gemaakt van een sterk verouderde telefooncentrale, kwam de telefonische bereikbaarheid steeds meer in het geding. "Als in de oude situatie de receptioniste in gesprek was, werd het gesprek doorgeschakeld naar een ander toestel. Als dat echter even niet bemand was, kreeg de beller vervolgens het antwoordapparaat. Dit was verre van ideaal." Toen Mind at Work de telefonische bereikbaarheid wilde verbeteren, ging Postma hiervoor bij BGNet te rade. "Ik wil dit soort zaken zoveel mogelijk in één hand houden. Het is niet handig om voor telefonie en computerzaken met twee aparte bedrijven samen te werken."

Geen telefoontje verloren

BGNet adviseerde Postma om te kiezen voor Managed Voice, de excellente hosted telefonie oplossing van Voiceworks. "Hierbij hoeft de klant de centrale telefonieapparatuur niet meer in het eigen bedrijf aan te leggen en te onderhouden, maar wordt gebruik gemaakt van innovatieve telefooncentrales, die gestationeerd zijn op goed beveiligde centrale locaties," aldus De Vries. Nadat ook de hoofdvestiging in Almere door BGNet was gemigreerd naar VoIP, kon Managed Voice in gebruik worden genomen. "Hier zijn we erg blij mee, het loopt gesmeerd," stelt Postma drie maanden na de ingebruikname. "We beschikken nu over een wachtrij-faciliteit. Dankzij een slim nummerplan gaat er nu geen telefoontje meer verloren en krijgt de beller nooit meer het antwoordapparaat, maar altijd één van onze mensen aan de lijn. Hierdoor is de bereikbaarheid sterk verbeterd."

Gratis intern telefoonverkeer

Volgens Postma biedt Managed Voice echter meer voordelen. "Onze vier vestigingen bevinden zich nu in een intern netwerk, waardoor alle telefoontjes tussen collega's als intern gelden. Dit gaat op jaarbasis een interessante besparing opleveren." En omdat een deel van de Mind at Work consulenten en psychologen tussen twee vestigingen pendelen, moesten de receptionistes in het verleden eerst nagaan waar deze collega's zich bevonden, alvorens een telefoongesprek goed door te kunnen verbinden. "Nu is dat niet meer nodig en ook dat bevordert dat mensen van buiten snel de juiste persoon aan de lijn krijgen." 

Goed partnership

Zo goed als Postma is te spreken over de samenwerking met BGNet, zo blij is De Vries met het partnership met Voiceworks. "Voiceworks is echt leidend als het gaat om het ontwikkelen van slimme nieuwe communicatiediensten. Zij lopen echt voorop en verrassen de markt in hoog tempo met nieuwe, doch beproefde diensten. Ze betrekken hun partners nadrukkelijk bij het ontwikkelen en testen van nieuwe diensten, zodat deze ook echt goed werken bij introductie. Dankzij het vernieuwende karakter van de diensten van Voiceworks, kunnen wij onze klanten toegevoegde waarde bieden. En daar zijn wij blij mee, net als met het feit dat we echt als partner worden behandeld." 

Naar Boven