WhiteWorks en Voiceworks brengen CRM en telefonie samen

Voor veel bedrijven is het dagelijkse realiteit dat een groot aantal administratieve bedrijfsprocessen softwarematig niet goed op elkaar aansluiten. In 2012 besloten Marcel Koenders en Jack van Galen, oprichters van WhiteWorks, dat dit anders moest kunnen. Het resultaat is een overzichtelijk alles-in-één pakket, dat het overzicht weer terugbrengt binnen organisaties. Op dit moment werkt het Utrechtse bedrijf aan een verdere optimalisatie door haar slimme software te koppelen aan de innovatieve telefoniediensten van Voiceworks.

Volgens Koenders beschouwen veel ondernemers het als een gegeven dat hun  administratieve bedrijfsprocessen, zoals bijvoorbeeld relatiebeheer, facturering en urenregistratie, softwarematig bestaan uit een verzameling geïsoleerde zuilen. "Terwijl je eigenlijk wilt dat je met één druk op de knop een offerte kunt omzetten in een opdrachtbevestiging en er automatisch een betalingsherinnering uitgaat als een betalingstermijn wordt overschreden. De door ons ontwikkelde backoffice-applicatie, brengt juist het overzicht terug in organisaties en zorgt ervoor dat er veel efficiënter wordt gewerkt."

Overstap naar VoIP-telefonie

Omdat Koenders locatie-onafhankelijk wilde kunnen werken en overal toegang wilde hebben tot bedrijfsdocumenten en -applicaties, besloot de Utrechtse ondernemer om over te stappen op VoIP-telefonie. "Na die overstap hebben we echter behoorlijk wat problemen ervaren, zowel qua service als qua kwaliteit van de lijnen." Koenders koos er daarom medio 2014 voor om met VoIP-telefonie over te stappen naar Voiceworks. "Het bleek dat internet slecht was geconfigureerd en we hebben op advies van Voiceworks een ADSL-verbinding aangeschaft. Onze hardware is opnieuw geconfigureerd opdat het goed aansloot bij het platform van Voiceworks. Hierna werkte alles vlekkeloos."

Nieuwe functies

Dankzij deze koppeling beschikt WhiteWorks nu over meer functies dan in de oude situatie. "Ik kan nu bijvoorbeeld locatie-onafhankelijk uitbellen met mijn eigen nummer en ben altijd en overal bereikbaar via mijn vaste nummer, ook als ik onderweg ben." Ook heeft WhiteWorks dankzij de koppeling de beschikking gekregen over slimme routeringsmogelijkheden. "Daarnaast kan ik er zelf voor kiezen welke personen mijn 06-nummer te zien krijgen. De anderen krijgen automatisch ons 030-nummer te zien in plaats van mijn mobiele nummer."

Integratie

Over de performance van het Voiceworks-platform is Koenders tevreden. "De uptime is hoog en zowel de kwaliteit als de bereikbaarheid zijn goed. Toevallig hadden we onlangs een dag lang geen beschikking over internet, waardoor al onze lijnen eruit lagen. Dan is het erg fijn dat we met de app op onze smartphone alle lijnen kunnen doorschakelen naar onze mobiele telefoons. Op deze manier is onze Support afdeling altijd bereikbaar." De positieve ervaringen in het gebruik van Managed Voice, de hosted telefonie oplossing van Voiceworks, zetten Koenders aan het denken. "Wat zou het toch mooi zijn om beide systemen te koppelen. Als er een klant belt, is het onder meer mogelijk om op basis van nummerherkenning automatisch de juiste klantkaart op het computerscherm te laten openen. Erg handig en klantvriendelijk. Daarnaast wordt het bijvoorbeeld mogelijk om rondom een project met één muisklik een conference call op te zetten met alle betrokkenen. Ook kan de gespreksduur worden geregistreerd, dit is handig voor bijvoorbeeld advocaten of salesteams. En wat dacht je van direct bellen vanuit je browser. Prachtig toch!" Op dit moment onderzoekt WhiteWorks de technische mogelijkheden van integratie.

Volledig ontzorgd

Koenders is goed te spreken over Voiceworks. "Bij onze overstap naar Voiceworks is alles perfect geregeld. Een monteur kwam terplekke alles goed inregelen, waarna we direct up and running waren. Met dit inregelen heeft Voiceworks ons uitstekend ontzorgd. En dat is fijn, want bij dit soort overstappen wil je per slot van rekening dat het vlekkeloos verloopt. De prijs-/kwaliteitverhouding van de dienstverlening van Voiceworks is bovendien ronduit goed te noemen."

Professionele partner

Ook qua samenwerking zijn de verwachtingen hoog gespannen bij WhiteWorks. "Beide bedrijven hebben een voorliefde voor technologie. de focus van Voiceworks ligt op communicatie, terwijl wij ons richten op de ontwikkeling van bedrijfssystemen. Daar kan een krachtige, volledig geïntegreerde nieuwe dienst uit voortkomen. Wij hebben er alle vertrouwen in gezien de ervaringen tot nu toe. Vanaf de eerste dag gaan ze er ook bij Voiceworks met volle energie tegenaan, en dat op een zeer professionele manier."    

Naar Boven