Holacracy, de Governance

Meer weten?
Terug naar overzicht
02 May 2018

Enige tijd geleden schreef ik over de grote lijnen binnen Holacracy, de nieuwe organisatie structuur die wij binnen Voiceworks hebben geadopteerd. Ik deed uit de doeken hoe de macht is overgedragen aan de Constitution, hoe het bedrijf vorm is gegeven in Circles met elk een eigen Purpose, de Lead Link en het concept Rol. Deze week zal ik inzoomen hoe een Circle georganiseerd is, welke processen er binnen een Circle spelen en hoe deze gebruikt worden om de Circle te vormen.

De meest tastbare delen binnen Holacracy zijn twee processen die plaats vinden in meetings: de Governance meeting en de Tactical meeting. Binnen deze meetings zijn een aantal standaard rollen actief, de Lead Link wordt aangewezen door de Lead Link van de bovenliggende Circle (die de Sub-Circle initieerde) en blijft deze rol vervullen zolang de Lead Link van de bovenliggende Circle dat wil. Daarnaast is er de Facilitator die de meetings voorzit en het proces streng doch rechtvaardig bewaakt, de Secretary die meetings mogelijk maakt door ze te plannen en ze documenteert en de Rep Link die de Circle naar de bovenliggende Circlevertegenwoordigd. Alles wat niet in de eigen Circle behandeld kan worden (omdat het buiten de Purpose of het eventueel afgebakende Domain van de Circle ligt) kan via de Rep Link naar boven worden gebracht om aldaar te behandelen (Processen). De scheiding van Lead Link (vertegenwoordiging van belangen van de bovenliggende Circle naar beneden) en de Rep Link (vertegenwoordiging van de Circle omhoog naar de bovenliggende Circle) bestaat om een scheiding van potentieel tegenstrijdige belangen te waarborgen. De rollen van Facilitator, Secretary en Rep Link worden voor bepaalde tijd verkozen uit het midden van de Circle.
In deze blog zoom ik in op de Governance meeting, dit proces gaat vooral over de inrichting van de Circle. lk lid van de Circle voelt in zijn of haar dagelijkse werk zogenoemde Tensions wanneer het gaat over de vraag “wie draagt verantwoordelijkheid/is accountable voor zus of zo?”. De uitkomst van deze vraag kan een bestaande rol met een bestaande Accountability zijn, maar het kan ook zijn dat de uitkomst duidelijk maakt dat de Accountability niet (goed) is belegd. In dat geval voelt de persoon een Tension, wat simpel gezegd het feit is dat je op positie A bent (niemand is Accountable) maar eigenlijk op B (rol x is Accountable) zou willen zijn. Het verschil tussen A en B is de Tension en kan gebruikt worden om in de Governance meeting met een voorstel te komen voor een nieuwe rol met bepaalde Accountabilities of een bestaande rol aan te vullen. Hoewel Tension negatief kan klinken is dit zeker niet het geval. Binnen Holacracy is de term neutraal en beschrijft het slechts een situatie die niet strookt met wat je misschien liever zou willen zien om optimaal te kunnen functioneren.
Een Tension is: het verschil tussen de huidige realiteit A en het toekomstig gewenste doel B.
De Tension kan worden gebruikt om een Proposal voor de Governance meeting te beschrijven. Dit kan een verandering op een bestaande rol zijn of een voorstel voor een hele nieuwe rol. In deze Proposal beschrijft de voorsteller de Tension en eventueel (indien hij of zij een uitgewerkt idee heeft) een voorstel voor een (aanpassing van) de Name, de Purpose en de Accountabilities.
Bij aanvang van de meeting doet de Facilitator een Check-in (waarin iedereen kort middels eenrichtingsverkeer kan mededelen hoe hij of zij zich voelt of wat hem of haar potentieel afleidt van volledige focus op de meeting). Daarna bespreekt hij of zij eventuele Administrative Concerns (wie heeft afgemeld, zijn de Facilitator en Secretary aanwezig, etc) en geeft de groep kort de tijd om ter plekke de Agenda te bouwen door een of twee korte steekwoorden op de Agenda te zetten. Daarna werkt de Facilitator de Agenda punt voor punt af en vraagt aan de indiener van elk punt “What do you propose?”, waarna de indiener eenzijdig (zonder discussie) zijn of haar Proposal en eventueel de onderliggende Tension bespreekt.
Na het inbrengen van het voorstel volgt de Clarifying Questions ronde: de Facilitatorgeeft iedereen in de Circle kans om vragen te stellen aan de Proposer. Deze vragen mogen allen maar dienen om het voorstel beter te begrijpen en moeten vrij blijven van meningen (zoals “denk je niet dat het beter zou zijn om…” of “ik vind dit echt nergens op slaan, want…”). Waar nodig kapt de Facilitator dit soort vragen of opmerkingen meteen af. Het doel van deze ronde is echt alléén het volledig begrijpen wat de Proposer precies met het Proposal bedoelt. Niet elke vraag hoeft per se beantwoord te worden, de Proposer mag aangeven dat zij of hij over bepaalde zaken niet heeft nagedacht of simpelweg het antwoord niet weet. In dat geval kan er geantwoord worden met “Sorry, Unspecified”. Wanneer er geen verdere vragen meer zijn gaat de meeting over naar de volgende ronde.
In de Reaction Round geeft de Facilitator elke persoon om de beurt de kans om zijn of haar reactie op het voorstel te geven. Dit kan kort en bondig “goed voorstel, mee eens want…” zijn, maar mag ook zeker gebruikt worden om een negatieve mening te ventileren (“ik ben het hier niet mee eens, er is al een andere rol die dit dekt…” of “dit is in mijn optiek onnodig, want…”. Echter: de Reaction Round is wederom eenrichtingsverkeer, iedereen is vrij om per persoon een mening te ventileren, maar er mag niet op worden gereageerd. De Proposer mag voor zichzelf kort aantekeningen maken van de reacties, die weer van pas komen in de volgende ronde.
Tijdens de Amend & Clarify ronde mag de Proposer ingaan op de reacties die gehoord zijn. Deelt zij of hij de mening of juist niet? Mogelijk voelt de Proposer al dat het voorstel beter kan door aanvullingen of wijzigingen aan te brengen maar wellicht is het ook mogelijk om onvrede bij anderen weg te nemen door met een toelichting te komen. Echter, het is prima toegestaan om egoïstisch te zijn in het voorstel als het voorstel voor jou in de huidige vorm je Tension oplost. De basis van Holacracy is “Is it safe enough to try?” en niet elk bezwaar is meteen een gegronde reden om een voorstel (op dat moment) tegen te werken. Als de voorsteller klaar is met Amend & Clarify is het tijd voor de volgende stap in het strakke proces.
Do you see any reason why adopting this proposal causes harm;
objection or no objection?

In de Objection Round gaat de Facilitator elk lid van de Circle af met de vraag “Do you see any reason why adopting this proposal causes harm; objection or no objection?” en mag iedereen bezwaar maken tegen het voorstel. Echter, niet elk bezwaar is valide. Bij een “Objection” antwoord zal de Facilitator daarom vragen “What is the Harm?” en breekt het testen van de Objection aan. Ook dit testen loopt volgens een strak proces, waarbij vooral de volgende vragen centraal staan: “Is your concern a reason the proposal causes harm, or is your concern the proposal is unneeded or incomplete? Is your concern created by this proposal, or is it already a concern, even if the proposal were dropped? Do you know this impact will occur, or are you anticipating this impact will likely occur? Could significant harm happen before we can adapt, or is it safe enough to try, knowing we can revisit it anytime? Would the proposal limit one of your roles, or re you trying to help another role or the Circle in general?”. Elk van deze vragen kan leiden tot het besluit dat een Objection geldig of ongeldig is. Een ongeldig bezwaar zegt niet persé dat iemand een ongeldige Tension voelt, het zegt alleen dat het bezwaar niet dermate urgent is dat het in het hier en nu meteen behandeld moet worden. Het staat iemand vrij om later (in dezelfde meeting of in een andere meeting) alsnog een Tension te voelen en met een Proposal te komen ter verbetering van de bestaande situatie. Wanneer het bezwaar geldig is gaan de Proposer en de Objector met elkaar in de volgende ronde samen aan de slag.
Bij een of meerdere geldige bezwaren volgt de Integration Round. Hierin gaan de Objectors stuk voor stuk met de Proposer per bezwaar samen in gesprek om het voorstel dusdanig aan te passen dat het bezwaar niet langer geldig is. Andere aanwezigen mogen hierbij helpen. Na het integreren van de eventuele geldige bezwaren volgt een nieuwe Objection Round, wanneer er geen bezwaar meer is volgt automatisch de aanname van het Proposal en is de nieuwe rol of de aanvulling op een bestaande rol een feit.
Is it safe enough to try?
Hoewel het Governance proces ambtelijk en star lijkt geeft het vooral veel sturing en neemt het emotie en (veel) discussie weg. Maar al te vaak verzanden discussies in emotionele welles-nietes discussies en Ad Hominem. Het proces stelt duidelijke regels, geeft iedereen op een ordentelijke manier de kans om vragen te stellen of een reactie te komen en schept duidelijkheid wanneer bezwaren (op dat moment) geldig of ongeldig zijn. De uitkomst is een verbetering van de Circle in de vorm van nieuwe rollen met nieuwe Accountabilities of een verbetering van bestaande rollen door nieuwe Accountabilities toe te voegen of deze juist weg te halen. Ook poogt het te voorkomen om constant naar consensus of de perfecte oplossing te zoeken. In plaats daarvan creëert het een heel Agile manier van werken.
En bij alles staat de vraag “Is it safe enough to try?” centraal. Durf te experimenteren, schiet niet op voorhand ideeën af omdat ze mogelijk niet uitpakken zoals je zou willen en geef mensen de kans om eigen verantwoordelijkheid te nemen én te tonen.

Auteur: Arjan van der Oest, Lead Link Partner Support Mobile & Voice

Maak het verschil en kom werken bij Voiceworks