Privacy Statement

Versie: 5.0

Auteur: Jesper Pelgrim & Mignon Nicolai

Classificatie: Publiek

© 14 FEB 2020 Voiceworks BV

 

Voiceworks

Inhoudsopgave

1    Introductie  4

1.1     Vragen? 4

1.2     Versie  4

1.3     Grondslagen en duur verwerking  4

2    Verwerkingen  5

2.1     Persoons- & Gebruikersgegevens 5

2.2     Verkeersgegevens 5

2.3     Locatiegegevens 5

2.4     Contacten  5

2.5     Voicemail en opgenomen berichten  6

2.6     Informatie die je zelf deelt 6

2.7     Website  6

2.8     Overige  6

3    Doel van verwerking  7

3.1     Levering van diensten, en facturatie  7

3.2     Verkeersbeheer, netwerkplanning en kwaliteit van dienst 7

3.3     Beveiliging  7

3.4     Nummerweergave  7

3.5     Wettelijke verplichtingen  7

3.6     Training en opleiding van personeel 7

3.7     Hinderlijke of kwaadwillige oproepen  8

3.8     Nummerbehoud en overstap service (COIN) 8

3.9     Marketingactiviteiten  8

4    Delen met derden  9

4.1     Wettelijke verplichting  9

4.2     Nodig voor onze dienstverlening  9

4.3     Op verzoek van de klant 9

5    Beveiliging  10

5.1.1    ISO27001 & ISO9001  10

5.1.2    Personeel 10

5.1.3    Encryptie  10

6    Rechten  11

6.1     Hoe krijgt u inzage in uw persoonsgegevens? 11

6.2     Hoe corrigeert u uw persoonsgegevens? 11

6.3     Recht van bezwaar en recht om vergeten te worden  11

6.4     Intrekken toestemming  11

6.5     Autoriteit 11

 

 

1              Introductie

Voor u vindt u de privacy statement van Voiceworks. Voiceworks ontwerpt, ontwikkelt en levert innovatieve communicatiemiddelen voor de zakelijke markt. Als gevolg van dit soort dienstverlening beschikt Voiceworks over persoonsgegevens. Maakt u gebruik van de diensten van Voiceworks, bezoekt u de website(s) van Voiceworks of neemt u deel aan marketingactiviteiten van Voiceworks? Dan is dit privacy statement voor u bedoeld. In dit privacy statement kunt u lezen welke gegevens Voiceworks verzameld, waarvoor Voiceworks persoonsgegevens gebruikt en de bescherming van privacy en persoonsgegevens waarborgt, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe u inzage kunt krijgen in uw persoonsgegevens en/of deze kunt laten corrigeren.

1.1           Vragen?

Indien u na het lezen van deze privacy statement nog vragen heeft over uw persoonsgegevens dan kunt u uiteraard bij ons terecht. U kunt uw vraag aan ons stellen door te mailen naar privacy@voiceworks.com. Wij zullen uw vraag vervolgens inhoudelijk beantwoorden en indien nodig contact met u opnemen.

1.2           Versie

Snelle technologische ontwikkelingen, wetgeving of gewijzigde bedrijfsprocessen noodzaken Voiceworks met enige regelmaat deze Privacy statement aan te passen. U kunt aan de datum bovenaan deze Privacy statement zien wanneer het voor het laatst is aangepast. Voiceworks kan deze privacy statement eenzijdig wijzigen. We adviseren u daarom om deze privacy statement regelmatig op wijzigingen na te gaan.

1.3           Grondslagen en duur verwerking

Voiceworks verwerkt alleen persoonsgegevens als daar een geldige reden voor is. Op grond van de AVG zijn er een aantal redenen, zogenaamde “grondslagen”, die de verwerking van persoonsgegevens rechtsvaardigen. De grondslagen waar Voiceworks gebruik van maakt bij het verwerken van persoonsgegevens zijn:

  1. Uitvoering Overeenkomst
  2. Wettelijke verplichting
  3. Gerechtvaardigd belang
  4. Toestemming

 

2              Verwerkingen

In het volgende hoofdstuk leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

2.1           Persoons- & Gebruikersgegevens

Wanneer u een dienst afneemt van Voiceworks, onze website(s) bezoekt, wanneer u contact met ons opneemt of deelneemt aan marketingactiviteiten zoals een evenement of een survey, verwerkt Voiceworks uw Persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een persoon. Het woord ‘verwerken’ heeft een erg brede betekenis. Het bevat elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, bewaren, wijzigen, raadplegen en gebruiken, verstrekken, samenbrengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Gegevens waar Voiceworks naar kan vragen zijn uw: naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres, en het geval dat u diensten bij ons afneemt uw bank- en girorekeningnummer.

2.2           Verkeersgegevens

Voiceworks maakt onderscheid tussen verkeersgegevens en de inhoud van communicatie. Bij het gebruik van onze diensten, bijvoorbeeld door het starten van een telefoongesprek, handelt Voiceworks de transmissie af. De inhoud van dit gesprek is vertrouwelijk en wordt niet opgeslagen binnen onze platformen. Verkeersgegevens worden wel door ons verwerkt. Dit zijn gegevens die noodzakelijk zijn om de communicatie op te zetten zoals het afzender- en bestemmingsnummer dat gebeld is, de datum, tijd en duur van het gesprek, en de kosten die hiervoor in rekening worden gebracht. In het geval van een datasessie slaan wij tevens de hoeveelheid data op, en bij roaming het gebruikte netwerk.

Voiceworks verwerkt ook internetgegevens. Bij het versturen van een mail verwerken wij het afzender- en bestemmingsnummer, IP adressen van de betrokkenen, de grootte van het mailbericht en de datum en tijd van verzending. Ook hier slaan wij de inhoud van het bericht niet op. Verkeersgegevens worden geautomatiseerd gegenereerd en verwerkt.

2.3           Locatiegegevens

Wanneer u een gesprek of een datasessie opzet, verwerkt Voiceworks gegevens die een hele ruwe locatiebepaling kunnen maken over waar u zich op dat moment bevindt. Deze gegevens gebruiken wij om te bepalen of het gesprek of de datasessie binnen of buiten Nederland plaatsvindt.

Voiceworks maakt gebruik van het mobiele netwerk van KPN. KPN is in staat om, wanneer er een gesprek of datasessie wordt opgezet, een nauwkeurige locatiebepaling te maken door te kijken naar welke zendmast er gebruikt wordt. Voiceworks heeft geen toegang tot deze informatie.

2.4           Contacten

Wanneer u gebruik maakt van de Reach functionaliteit of call forwarding in onze apps, zal de app toegang vragen tot uw contactpersonen. U kunt deze toegang altijd intrekken in de instellingen van uw telefoon. Wij gebruiken deze informatie enkel om aanpassingen te maken in uw gespreksroutering en uw bereikbaarheid op basis van uw eigen persoonlijke configuratie. Wanneer u gebruik maakt van een call-forward slaan wij alleen dat nummer op om de forward af te kunnen handelen.

2.5           Voicemail en opgenomen berichten

Sommige van onze diensten bieden de mogelijkheid om een opname te maken en om deze in te stellen als uw persoonlijke voicemail of om te gebruiken binnen Reach. Deze opnames zullen alleen voor deze specifieke doeleinden worden bewaard binnen ons platform. Voicemail berichten die worden achtergelaten voor uw nummer worden ook opgeslagen en blijven beschikbaar voor zo lang u zelf beslist. U heeft zelf de mogelijkheid om deze berichten te beheren / verwijderen.

2.6           Informatie die je zelf deelt

We verwerken ook informatie die u via onze diensten wilt delen. Bijvoorbeeld het delen van uw locatie of bestanden met anderen binnen onze apps.

2.7           Website

Voiceworks.com en ons klantenportaal Operator maken gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina’s van de websites te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo’n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kan Voiceworks de bezoeker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn. De bezoeker kan zelf bepalen hoe er met cookies omgegaan moet worden. Hij kan zijn browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. In dit laatste geval kan worden ingesteld welke websites cookies mogen plaatsen. Bij alle overige websites wordt het dan verboden.

Voiceworks.com en ons klantenportaal Operator maken tevens gebruik van Google Analytics, Hotjar en Social Media cookies (zoals Facebook en LinkedIn) om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wat betreft Google Analytics wordt de door cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

2.8           Overige

Bij een bezoek aan ons hoofdkantoor wordt u als gast geregistreerd. Wij gebruiken deze registratie met oog op de veiligheid, zodat we in het geval van een calamiteit snel het pand kunnen ontruimen, zonder iemand achter te laten.

Een andere veiligheidsmaatregel die wij hebben genomen bij ons kantoorpand, is het maken van cameraopnamen. Dit doen wij ter bescherming van onze gasten, medewerkers en het pand. Op locatie wordt u duidelijk geïnformeerd over de aanwezigheid van deze camera’s.

 

3              Doel van verwerking

Voiceworks verwerkt uw persoonsgegevens voor zolang als nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Hieronder leest u voor welke doelen Voiceworks uw persoonsgegevens verwerkt.

3.1           Levering van diensten, en facturatie

Voiceworks gebruikt de eerdergenoemde gegevens primair voor het leveren en verbeteren van de door u afgenomen diensten. Denk hierbij aan het leveren van een bestelling op het aangegeven adres of het opzetten van een telefoongesprek. Op basis van de deze diensten en het verbruik hiervan, stelt Voiceworks een factuur op. Op deze factuur staat per dienst de in rekening gebrachte kosten, gespecificeerd op het type verbruik. Zo ziet u mobiele kosten gemaakt in het buitenland, gesprekskosten, dataverbruik en meer. Op de factuur wordt geen overzicht geplaatst van de gesprekken of datasessies. Een overzicht op detailniveau, ter controle of voor eigen administratie, is te vinden in Operator.

3.2           Verkeersbeheer, netwerkplanning en kwaliteit van dienst

Ten behoeve van het onderhoud en het verbeteren van ons platform, analyseren wij gegevens over het gebruik van ons netwerk. Dit doen wij onder andere zodat we tijdig kunnen bijschakelen bij mogelijke overbelasting, maar vooral om dit te voorkomen door gerichte verbeteringen in te plannen en uit te voeren. Tevens kunnen wij de informatie gebruiken om te zien of er in het platform een storing optreedt.

3.3           Beveiliging

Voiceworks kan op basis van analyses op het bel- en internetgedrag overgaan tot het beperken van bepaalde bestemmingen wanneer exorbitant gebruik wordt geconstateerd. Hoger verbruik dan het gemiddelde reguliere belgedrag kan duiden op fraude. Een blokkade kan fraude en misbruik beperken en voorkomen dat u een enorm hoge rekening krijgt voor kosten die u niet zelf gemaakt hebt. Voiceworks maakt daarnaast gebruik van geavanceerde technieken (zoals firewalls, spamfilters en virusscanners) voor de bescherming tegen veiligheidsinbreuken, virussen, spam en malware.

3.4           Nummerweergave

Voiceworks geeft altijd uw nummer door aan het opgeroepen nummer. Dit zorgt ervoor dat uw nummer zichtbaar is voor de ander op de display van de telefoon. Dit kan uitgeschakeld worden door anoniem uit te bellen. Wij zijn echter wettelijk verplicht om bij het bellen naar 112 het nummer altijd aan 112 mee te sturen.

3.5           Wettelijke verplichtingen

Voiceworks is op grond van de wet verplicht om uw gegevens in sommige gevallen aan derden te verstrekken. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek, aan bevoegde autoriteiten, en -op uw verzoek- aan andere aanbieders ten behoeve van afscherming van het gebelde nummer op de nota.

3.6           Training en opleiding van personeel

Wanneer u contact met de service desk opneemt, kan het zo zijn dat het gesprek wordt opgenomen voor trainingsdoeleinden. Alvorens het gesprek wordt u hierover geïnformeerd.

3.7           Hinderlijke of kwaadwillige oproepen

Als iemand u telefonisch lastigvalt of via internet dan kunt u dat bij ons melden en bij ons schriftelijk een verzoek indienen om de gegevens van degene van wie de hinderlijke of kwaadwillige oproepen afkomstig zijn, te verstrekken. Als u iemand anders telefonisch lastigvalt dan kan die ander dat bij ons melden en eenzelfde verzoek doen. Als wij een dergelijk verzoek ontvangen dan volgen wij de procedure zoals hierboven is omschreven. Mocht dat niet helpen, dan zal Voiceworks, in laatste instantie, uw telefoonnummer, naam, adres en woonplaats aan de verzoeker verstrekken.

3.8           Nummerbehoud en overstap service (COIN)

Voiceworks biedt de mogelijkheid om uw nummer te behouden wanneer u overstapt van provider. Hiervoor wisselen wij gegevens uit met uw huidige, of volgende provider. In geval van een vast-nummer betreft dit het huidige telefoonnummer, en uw NAW-gegevens. Bij een mobielnummer wordt het simkaartnummer, het telefoonnummer en uw naam gedeeld. Het uitwisselen hiervan gaat via de vereniging COIN. COIN is een samenwerkingsverband van aanbieders van elektronische communicatiediensten en netwerken in Nederland.

3.9           Marketingactiviteiten

Voiceworks kan persoonsgegevens verwerken ten behoeve van marketingactiviteiten. Als u een bestaande klant bent dan kunnen wij u bijvoorbeeld aanbiedingen sturen voor nieuwe diensten of producten. U kunt daarnaast door Voiceworks uitgenodigd worden om een survey in te vullen. Wij zullen u dan in veel gevallen om toestemming vragen om de door u ingevulde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld om u een commercieel aanbod te doen of om contact met u op te nemen. U heeft altijd de mogelijkheid om uw toestemming later weer in te trekken.

 

 

4              Delen met derden

Voiceworks deelt persoonsgegevens niet met derden tenzij 1) dit een wettelijke verplichting is, (2) nodig is voor onze dienstverlening, (3) op uitdrukkelijk verzoek danwel met toestemming van de persoon waarop de persoonsgegevens zien.

4.1           Wettelijke verplichting

Voiceworks is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van klanten voor een bepaalde tijd te bewaren in het kader van opsporing. Voiceworks dient medewerking te verlenen aan vorderingen van Justitie of andere bevoegde overheidsinstanties van persoonsgegevens, maar ook van andere informatie die we vanuit onze normale bedrijfsvoering verwerken en bewaren. Het gaat hier bijvoorbeeld om gegevens over uw dataverbruik en uw belgedrag. Als de bewaartermijn verlopen is, wordt bewaarde informatie vernietigd dan wel geanonimiseerd. Een ander voorbeeld van een wettelijke verplichting is het bellen naar het alarmnummer 112. Wanneer u dit doet wordt uw telefoonnummer en de locatie van uw telefoon altijd naar de 112 centrale meegezonden, ook wanneer u uw nummerweergave hebt laten blokkeren. Dit een wettelijke verplichting.

4.2           Nodig voor onze dienstverlening

Voiceworks levert (haar) diensten niet zelf, maar maakt bijvoorbeeld gebruik van Wholesalers om haar diensten te leveren. In een dergelijk geval is het is het nodig dat wij de gegevens die nodig zijn voor de levering van bepaalde diensten delen met Wholesalers. Wanneer Voiceworks gegevens deelt met bijvoorbeeld in dit geval haar Wholesaler, dan moet die Wholesaler zich houden aan de voorwaarden van Voiceworks en gelden voor dat bedrijf dezelfde privacy-eisen die wij stellen aan onszelf.

4.3           Op verzoek van de klant

Het kan ook voorkomen dat u als klant zelf bepaalde diensten afneemt of dat u, zonder specifiek klant van Voiceworks te zijn, deelneemt aan activiteiten van Voiceworks waarvoor persoonsgegevens nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een App die gps-gegevens verbruikt. In dit soort gevallen kunt u op uw telefoon of in de App bepalen of u die gegevens wel of niet wilt delen en geeft u vervolgens deze toestemming aan de App aanbieder. Voiceworks is dan niet de partij die uw gegevens verwerkt. Ook kunt u deelnemen aan bepaalde marketingactiviteiten van Voiceworks. In dat geval zal Voiceworks u om toestemming vragen om uw gegevens met derden te delen.

 

5              Beveiliging

Voiceworks zorgt voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

5.1.1          ISO27001 & ISO9001

Voiceworks is ISO 27001:2013 en ISO 9001:2015 gecertificeerd. Met het behalen van deze Twee certificeringen bewijzen wij voortdurende kwaliteitsverbetering en een verdere professionalisering van onze informatiebeveiliging.

5.1.2          Personeel

Voiceworks voert background checks uit op alle kandidaten alvorens dienstverband. Nieuw personeel is tevens verplicht een VOG te overhandigen en gaat akkoord met het informatiebeveiligingsbeleid van Voiceworks. Personeel volgt tijdens dienstverband security & privacy awareness trainingen.

5.1.3          Encryptie

Voiceworks zet waar nodig encryptie in om de beveiliging van data te behouden. Zo wordt voor Operator Online gebruik gemaakt van HTTPS met het sterke TLS 1.2 protocol. Data met hoge mate van sensitiviteit zoals bijvoorbeeld wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.

6              Rechten

Als betrokkene heeft u verschillende rechten om controle te houden over uw persoonsgegevens.

6.1           Hoe krijgt u inzage in uw persoonsgegevens?

Indien u inzage wenst in uw persoonsgegevens, dan kunt u een verzoek bij ons indienen om deze gegevens aan u te verstrekken. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. U kunt dit verzoek indienen per mail. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com. Bent u een Wholesaler van Voiceworks of maakt u gebruik van onze diensten via een van onze Wholesalers als eindgebruiker, dan kunt u zowel als Wholesaler en als eindgebruiker de persoonsgegevens inzien via Operator Online. Mochten hierover als eindgebruiker vragen zijn, dan kunt u deze stellen aan uw leverancier, onze Wholesaler.

6.2           Hoe corrigeert u uw persoonsgegevens?

De Wholesaler van Voiceworks kan de persoonsgegevens van haar klanten, de eindgebruiker, corrigeren in Operator Online. Wholesaler kan haar eigen persoonsgegevens niet in Operator corrigeren. Daarvoor moet zij een Operator ticket indienen bij Voiceworks, waarna zij in ieder geval binnen 2 weken een antwoord zal ontvangen. Bent u geen Wholesaler of eindgebruiker, dan kunt u uw verzoek tot correctie van persoonsgegevens indienen per mail. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com.

6.3           Recht van bezwaar en recht om vergeten te worden

Als u ervoor kiest om het gebruik van Voiceworks producten te stoppen, kunt u uw abonnement(en) beëindigen door contact op te nemen met uw wholesaler. Volgens de standaardprocedure worden alle persoonsgegevens vervolgens verwijderd na de tijd die Voiceworks nodig heeft om doelen na te streven waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Voiceworks kunt u in specifieke gevallen bezwaar maken. Bijvoorbeeld tegen het gebruik van uw gegevens voor direct-marketing doeleinden. U kunt uw bezwaar per mail indienen. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com.

6.4           Intrekken toestemming

Indien u toestemming heeft gegeven aan Voiceworks voor het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming ten alle tijde intrekken door een verzoek te sturen aan privacy@voiceworks.com. Persoonsgegevens die niet op een andere verwerkingsgrondslag dan toestemming worden verwerkt, zullen op dat moment verwijderd worden.

6.5           Autoriteit

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit of de Nederlandse commissaris voor gegevensbescherming, het hoofdtoezicht van Voiceworks in de Europese Unie:

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
Netherlands
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Maak het verschil en kom werken bij Voiceworks